【和歌山市駅徒歩10分】和歌山の社労士による人事労務サポート

2026.09.23 コラム

 

社会保険労務士法人ワンステップでは、和歌山・奈良・阪南を中心に労務相談、給与計算・社会保険手続き代行、就業規則作成、勤怠管理システム導入、助成金の提案など、人事労務分野の各テーマ別ノウハウに基づいてご支援をさせていただくことが可能です。上記テーマ等でお困りの会社様は、是非一度当法人にご相談ください。

 

「導入したのに、結局LINEと紙と口頭連絡が残っている」を防ぐには？

いつもご覧いただきありがとうございます。
社会保険労務士法人ワンステップです。

「社員によって情報の持ち方が違う」

「予定を確認するために、毎回本人へ聞いている」

「社内連絡がLINE、メール、口頭、紙に分散している」

「誰がどの資料を持っているのか分からない」

このようなお悩みを持つ会社は少なくありません。

そこで検討されるのが、

グループウェア

の導入です。

中小企業がグループウェアを定着させ、業務効率化につなげるポイント

グループウェアとは、社内の情報共有やコミュニケーションを一つのシステム上で行うためのツールです。

例えば、

・スケジュール共有
・社内掲示板
・チャット
・ファイル共有
・申請、承認
・タスク管理
・施設予約

などをまとめて管理できます。

👉 ただし、グループウェアは「導入するだけ」で情報共有が良くなるわけではありません。

むしろルールを決めずに導入すると、

「メールも見る」

「チャットも見る」

「紙も見る」

「共有フォルダも見る」

と、確認する場所が増えてしまうことがあります。

今回は、中小企業がグループウェアを導入するときの進め方と注意点について解説します。

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1．そもそもグループウェアとは？

グループウェアとは、社員同士が仕事に必要な情報を共有し、共同で業務を進めるためのシステムです。

例えば、

スケジュール

誰が、いつ、どこへ行くのかを共有する。

掲示板

会社からのお知らせを全社員へ伝える。

ファイル共有

マニュアルや社内資料を保管する。

ワークフロー

有給休暇や経費などの申請・承認を行う。

チャット

社員同士で簡単な連絡を行う。

といった使い方があります。

📌 「社内の情報を一か所に集める」ことが、グループウェア導入の大きな目的です。

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2．なぜ情報共有がうまくいかないのか？

グループウェア導入を考える前に、現在の問題を整理してみましょう。

例えば、

Aさんはメール

BさんはLINE

Cさんは口頭

社長は紙

という状態では、情報が分散します。

すると、

「それ聞いていません」

「メールを見ていませんでした」

「誰かに伝えたと思います」

という問題が起こります。

👉 情報共有の問題は、「社員が連絡しない」ことだけでなく、「情報の置き場所が決まっていない」ことが原因の場合があります。

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3．まず「何を改善したいのか」を決める

グループウェアを比較すると、

「あれもできる」

「この機能も便利そう」

と機能に目が行きがちです。

しかし最初に決めるべきなのは、

自社の何を改善したいのか

です。

例えば、

・予定を共有したい
・社内連絡を一元化したい
・紙の申請書を減らしたい
・資料を探す時間を減らしたい
・テレワークでも情報共有したい

などです。

📌 課題が決まっていないと、高機能なシステムを入れても使わない機能ばかりになります。

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4．最初から全部デジタル化しない

導入時によくある失敗が、

「せっかく導入したのだから全部使おう」

とすることです。

例えば一気に、

・予定表
・チャット
・掲示板
・稟議
・経費申請
・勤怠
・ファイル管理
・タスク管理

まで変更すると、社員が混乱します。

そこで最初は、

スケジュール共有

と、

社内掲示板

だけから始める方法もあります。

慣れてきたら、

申請・承認

↓

ファイル共有

↓

タスク管理

と広げていきます。

👉 「小さく始めて定着させる」ことが成功のポイントです。

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5．情報の「置き場所」を決める

グループウェア導入後に最も重要なのが、

どの情報をどこへ置くか

を決めることです。

例えば、

会社全体への連絡
→ 掲示板

個別の簡単な連絡
→ チャット

予定
→ スケジュール

マニュアル
→ 共有フォルダ

正式な申請
→ ワークフロー

という形です。

📌 同じ内容をメール・LINE・掲示板の全部へ投稿する運用は避けましょう。

「この情報を見るならここ」と決めることで、探す時間を減らせます。

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6．「見ていません」をなくすルールを作る

例えば会社が重要なお知らせを掲示板へ掲載しても、

社員が見なければ意味がありません。

そこで、

「出勤したら最初に掲示板を確認する」

「重要なお知らせは確認ボタンを押す」

などのルールを決めます。

👉 システムを導入すると同時に、「いつ確認するか」まで決めることが重要です。

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7．スケジュール共有だけでも効果は大きい

中小企業の場合、まずスケジュール共有から始めるだけでも業務が変わることがあります。

例えば従来、

「○○さん、今日午後いますか？」

「△△社への訪問は何時？」

と毎回聞いていた会社でも、

グループウェアを見れば確認できるようになります。

例えば、

9:00～11:00　社内
13:00～14:00　○○社訪問
15:00～16:00　Web会議

と入力します。

📌 人に聞かなければ分からない情報を減らすことが、業務効率化の第一歩です。

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8．ただし予定を細かく管理しすぎない

便利だからといって、

社員のスケジュールを5分刻みで入力させるような運用には注意が必要です。

入力作業そのものが負担になると、

「面倒だから使わない」

となってしまいます。

例えば、

外出

会議

休暇

来客

など、他の社員が知っておく必要がある予定を中心に共有します。

👉 管理するためではなく、仕事をしやすくするために使うことが重要です。

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9．チャットとメールを使い分ける

グループウェアにチャット機能がある場合も、

何でもチャットにする必要はありません。

例えば、

チャット

「○○社から電話がありました」

「会議室空きました」

など短い連絡。

一方、

メール

社外との正式な連絡や、一定の形式を必要とする内容。

というように使い分けます。

📌 ツールごとの役割を決めておかないと、結局すべて確認しなければならなくなります。

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10．重要な情報をチャットだけで流さない

チャットは便利ですが、情報が流れてしまうという弱点があります。

例えば、

「来月からこの業務手順に変わります」

という重要情報をチャットだけで伝えると、数日後には他の投稿に埋もれる可能性があります。

そこで、

重要なお知らせ
→ 掲示板

一時的な連絡
→ チャット

という使い分けをします。

👉 「あとから探す必要がある情報」は、流れない場所に残しましょう。

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11．ファイル名のルールを決める

共有フォルダを作っても、

「最終版」

「最終版2」

「最終版修正」

「最新版」

「本当の最新版」

というファイルが並んでしまうことがあります。

そこで、

・フォルダ構成
・ファイル名
・更新担当者
・保存期間

などを決めます。

例えば、

2026-09_給与計算手順書

のように日付や内容を統一します。

📌 共有するだけでなく、「探しやすくする」ことが重要です。

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12．個人のパソコンだけに情報を残さない

ある社員が、

・顧客一覧
・見積書
・業務マニュアル
・引継ぎ資料

を自分のパソコンだけで保存していると、その社員が休んだときに困ります。

さらに退職した場合、

「どこに資料があるのか分からない」

という問題も起こります。

👉 会社として必要な情報は、会社が管理できる場所へ保存する仕組みを作りましょう。

属人化防止にもつながります。

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13．アクセス権限は必ず設定する

情報を一元化すると便利になる一方で、

誰でも全部見られる状態

にするのは危険です。

例えば、

・給与データ
・人事評価
・採用情報
・健康情報
・マイナンバー関係
・顧客の個人情報

などがあります。

一般社員が見る必要のない情報については、アクセスできる人を限定します。

📌 「共有する情報」と「共有してはいけない情報」を分けることが重要です。

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14．退職者のアカウント管理も忘れずに

クラウド型グループウェアでは、

退職した社員のアカウントが残ったまま

という状態にも注意が必要です。

退職時には、

・アカウント停止
・パスワード変更
・共有データの引継ぎ
・会社端末の回収
・アクセス権削除

などを確認します。

👉 入社時だけでなく、退職時のIT管理ルールも決めておきましょう。

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15．スマートフォン利用のルールも必要

グループウェアをスマートフォンで利用できるようにすると便利です。

しかし、

個人スマホで会社情報を見る場合は、

・紛失
・家族との共用
・パスワード管理
・画面の覗き見
・端末へのデータ保存

などにも注意が必要です。

📌 「便利だから個人スマホで自由に使ってください」だけではなく、情報セキュリティのルールを整えましょう。

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16．休日・夜間の通知にも注意

グループウェアをスマートフォンへ入れると、

休日や勤務時間外にも会社から通知が届くようになります。

すると社員が、

「返信しなければならないのでは？」

と感じることがあります。

特に管理職が夜間に、

「明日の資料お願いします」

などと頻繁に送信していると、時間外労働の問題にもつながりかねません。

👉 送信することと、すぐ対応を求めることは分けて考える必要があります。

例えば、

「勤務時間外の投稿については、緊急時を除き次の勤務時間に確認する」

というルールを作る方法もあります。

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17．テレワークと組み合わせる場合は労務管理も確認する

グループウェアは、テレワークとの相性も良いツールです。

しかし、

オンラインになれば、

「いつでも仕事ができる」

状態にもなります。

そのため、

・始業、終業の管理
・中抜け
・時間外労働
・連絡方法
・情報セキュリティ
・費用負担

などのルールも確認しましょう。

厚生労働省では、テレワークについて労務管理上の留意点を示したガイドラインや、モデル就業規則を公開しています。

📌 システム導入だけでなく、就業規則や社内ルールまでセットで整えることが重要です。

厚生労働省「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/shigoto/guideline.html

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18．「使わない社員」を責める前に操作を簡単にする

新しいシステムを導入すると、

「若い社員は使えるけど、ベテラン社員が使ってくれない」

という問題が起こることがあります。

そこで、

「使ってください」

と繰り返すだけではなく、

・必要な機能を絞る
・簡単な操作マニュアルを作る
・初回研修を行う
・質問できる担当者を決める

といった工夫をします。

👉 ITが苦手な社員でも使える運用にすることが、全社定着のポイントです。

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19．社長・管理職が先に使う

グループウェアを導入しても、

社長が、

「私は紙でいい」

管理職が、

「急ぎならLINEして」

という状態では定着しません。

社員からすれば、

「結局どっちを使えばいいの？」

となります。

📌 新しい仕組みを定着させるには、経営者・管理職が率先して使うことが重要です。

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20．導入前におすすめする5つの確認

グループウェアを導入する前に、最低限次の5つを決めておきましょう。

① 何を改善したいのか

例えばスケジュール共有、申請の電子化など。

② 何の機能から使うのか

最初から全部使わない。

③ どの情報をどこに置くのか

掲示板、チャット、共有フォルダなどを整理する。

④ 誰が管理するのか

アカウント・権限・退職者対応の担当者を決める。

⑤ どのようなルールで使うのか

勤務時間外の連絡、スマートフォン利用、情報管理などを決める。

👉 システム選びより先に、運用を考えておくことが成功のポイントです。

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21．導入効果を数字で確認する

グループウェアを導入したら、

「便利になった気がする」

だけで終わらせないようにしましょう。

例えば、

導入前

有給申請1件あたり10分

↓

導入後

3分

となれば、1件あたり7分短縮です。

また、

「資料を探す時間」

「予定確認の電話」

「紙の申請書」

などについても、削減できた時間を確認できます。

📌 業務時間がどれだけ減ったかを見ることで、システムの費用対効果も判断しやすくなります。

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22．補助金を活用できる場合も

ITツールの導入については、年度や導入内容などの要件によって、国の補助制度を活用できる場合があります。

2026年度は、これまで「IT導入補助金」と呼ばれていた制度が、

「デジタル化・AI導入補助金」

へ名称変更されています。

中小企業・小規模事業者等が、生産性向上を目的としてITツールやAIを含むソフトウェア・サービス等を導入する取り組みを支援する制度です。

グループウェアについても、登録されているITツールや導入内容、申請枠等の要件によっては対象となる可能性があります。

👉 「グループウェアを買えば必ず補助される」という制度ではありません。

導入するITツールが対象となっているか、申請枠や要件を満たすかを事前に確認しましょう。

また、補助金を利用する場合は、原則として交付決定前に発注・契約・支払い等を進めないことが重要です。

デジタル化・AI導入補助金2026
https://it-shien.smrj.go.jp/

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23．「導入すること」を目的にしない

システム導入プロジェクトでは、

契約

↓

初期設定

↓

社員説明

まで終わると、

「導入完了」

と思いがちです。

しかし、本当の目的はその先です。

例えば、

「予定確認の電話が減った」

「有給申請が紙ではなくなった」

「マニュアルを誰でも見られるようになった」

「引継ぎがしやすくなった」

という状態になって初めて、導入効果があります。

📌 グループウェア導入のゴールは「使うこと」ではなく「仕事を楽にすること」です。

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24．社会保険労務士法人ワンステップに相談するメリット

社会保険労務士法人ワンステップでは、和歌山・奈良・大阪を中心に、

・グループウェア導入に伴う社内ルールの整理
・勤怠管理方法の見直し
・申請、承認フローの整理
・テレワーク規程の整備
・就業規則の見直し
・勤務時間外の連絡ルール整備
・情報共有と労務管理の仕組みづくり

などをサポートしています。

「システムを入れたいけれど、社内ルールをどうすればよいか分からない」

「チャットを勤務時間外まで使っていて問題がないか心配」

「紙の申請書を減らしたい」

「テレワークと一緒にグループウェアを導入したい」

という企業様もお気軽にご相談ください。

👉 社会保険労務士法人ワンステップ
https://www.onestep-sr.jp/

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25．まとめ

グループウェアを導入すると、

・スケジュール共有
・社内連絡
・ファイル共有
・申請、承認
・タスク管理

などを効率化できます。

しかし、

ツールを入れるだけでは情報共有は改善しません。

重要なのは、

① 導入目的を決める

② 最初は機能を絞る

③ 情報の置き場所を決める

④ 利用ルールを決める

⑤ アクセス権限を設定する

⑥ 勤務時間外の連絡方法を決める

⑦ 管理職から率先して使う

ことです。

📌 グループウェア導入で一番避けたいのは、「新しいツールが一つ増えただけ」という状態です。

メール、LINE、口頭、紙、共有フォルダ、グループウェアがすべて残れば、かえって社員の負担は増えます。

👉 まずは現在の情報共有について、「この情報はどこを見れば分かるのか？」を一つずつ整理するところから始めてみてはいかがでしょうか。

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