【和歌山市駅徒歩10分】和歌山の社労士による人事労務サポート

2026.09.01 コラム

社会保険労務士法人ワンステップでは、和歌山・奈良・阪南を中心に労務相談、給与計算・社会保険手続き代行、就業規則作成、勤怠管理システム導入、助成金の提案など、人事労務分野の各テーマ別ノウハウに基づいてご支援をさせていただくことが可能です。上記テーマ等でお困りの会社様は、是非一度当法人にご相談ください。

 

口頭指示だけに頼らない！中小企業が整えておきたい情報共有の仕組み

いつもご覧いただきありがとうございます。
社会保険労務士法人ワンステップです。

「そんな指示は聞いていません」
「前に伝えたはずだけど…」
「誰が担当するのか分からなかった」

職場でこのような「言った・言わない」のトラブルが起きていませんか？

社員数が少ないうちは口頭だけでも仕事が回りますが、人が増えるにつれて情報共有は複雑になります。

そして、伝達ミスが積み重なると、仕事のやり直しだけでなく、社員同士の不満や取引先とのトラブルにつながることもあります。

業務ミスや社員間トラブルを減らし、仕事がスムーズに進む会社をつくるポイント

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「そんな指示は聞いていません」
「前に伝えたはずだけど…」
「誰が担当するのか分からなかった」

職場でこのような「言った・言わない」のトラブルが起きていませんか？

社員数が少ないうちは口頭だけでも仕事が回りますが、人が増えるにつれて情報共有は複雑になります。

そして、伝達ミスが積み重なると、仕事のやり直しだけでなく、社員同士の不満や取引先とのトラブルにつながることもあります。

👉 大切なのは「ちゃんと伝えること」だけではなく、「後から確認できる状態にすること」です。

今回は、中小企業でもすぐに始められる社内コミュニケーションのルール作りについて解説します。

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1．なぜ「言った・言わない」が起きるのか？

原因の一つは、社内で情報共有の方法が決まっていないことです。

例えば、

・社長は口頭で指示する
・部長はメールを使う
・社員同士はLINEで連絡する
・重要事項も電話だけで済ませる

という状態では、情報がさまざまな場所に分散します。

その結果、

「誰から、いつ、何を言われたのか」

が分からなくなってしまいます。

📌 社員個人の記憶力ではなく、会社の仕組みで情報を残すことが重要です。

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2．「重要な指示は文字で残す」を基本にする

すべての会話を記録する必要はありません。

ただし、

・業務内容の変更
・納期や期限
・勤務時間の変更
・重要な顧客対応
・金額に関する指示
・人事や労働条件に関する事項

などは、できるだけ文字で残しておきましょう。

例えば、口頭で指示した後に、

「先ほどお伝えした件ですが、○日までに△△をお願いします」

とチャットやメールを送るだけでも違います。

👉 「口頭＋記録」の習慣を作るだけで、認識違いはかなり減らせます。

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3．連絡手段ごとの役割を決める

メール、チャット、電話、口頭など、連絡手段が増えすぎることも問題です。

そこで、例えば、

緊急連絡
→ 電話

日常的な業務連絡
→ 社内チャット

取引先との正式なやり取り
→ メール

重要な社内ルール
→ 社内文書・共有フォルダ

といったように使い分けます。

📌 「何を、どこで連絡するか」を統一すると、社員も情報を探しやすくなります。

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4．指示するときは「5つ」を明確にする

「これ、やっておいて」

だけでは、指示を受けた社員も困ってしまいます。

そこで、少なくとも、

・誰が
・何を
・いつまでに
・どのような状態まで
・完了したら誰に報告するか

を明確にしましょう。

例えば、

❌「この資料まとめておいて」

ではなく、

⭕「A社への提出資料を金曜日の15時までに作成して、完成したら私に確認依頼をしてください」

と伝えます。

👉 具体的な指示は、「言った・言わない」だけでなく「思っていた内容と違う」というトラブルも防ぎます。

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5．「分かりました」で終わらせない

指示を受けた社員が、

「分かりました」

と言っていても、本当に同じ内容を理解しているとは限りません。

重要な業務では、

「では、いつまでに何をするか確認してもらえる？」

と簡単に確認する方法も有効です。

これは社員を疑うためではありません。

📌 指示した側と受けた側の認識が一致しているかを確認するためです。

特に新人や経験の浅い社員への指示では効果的です。

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6．会議は「決まったこと」を残す

会議をしたにもかかわらず、

「結局、誰がやるんだっけ？」

となってしまう会社もあります。

長い議事録を作る必要はありません。

最低限、

決定事項：○○を導入する

担当者：Aさん

期限：○月○日

という形で残しておくだけでも十分です。

👉 会議の目的は話し合うことではなく、「決めて、実行すること」です。

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7．人事・労務に関する内容は特に記録を残す

社内コミュニケーションの中でも、特に注意したいのが人事・労務に関する内容です。

例えば、

・遅刻や欠勤への注意
・勤務態度についての指導
・ハラスメント相談
・配置転換についての説明
・労働条件の変更
・退職に関する話し合い

などです。

後になって、

「そんな説明は受けていない」

「退職を強要された」

と認識が食い違うこともあります。

そのため、重要な面談では日時・参加者・話した内容などを簡潔に記録しておきましょう。

📌 労務トラブルでは、会社がどのような対応をしてきたのかを説明できることが非常に重要です。

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8．ツールを導入するだけでは解決しない

「社内チャットを導入すれば解決する」

とは限りません。

せっかくシステムを導入しても、

・重要事項が口頭のまま
・人によって使うツールが違う
・確認したのか分からない
・過去の情報を探せない

という状態では十分に活用できません。

👉 必要なのは「ツール」より先に「運用ルール」を決めることです。

誰が使っても迷わない、シンプルなルールから始めましょう。

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9．就業規則や社内ルールも「伝わっているか」が重要

会社が就業規則を作っていても、従業員が内容を確認できない状態では十分とはいえません。

就業規則については、労働者への周知も重要なポイントです。

例えば、

・社内の見やすい場所に備え付ける
・書面を交付する
・電子データで確認できるようにする

など、従業員が必要なときに確認できる状態を整えましょう。

📌 「会社ではこういうルールです」と後から説明するのではなく、事前に共有しておくことがトラブル予防につながります。

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10．業務効率化には助成金を活用できる場合も

情報共有や社内コミュニケーションを改善するために、

・勤怠管理システム
・業務管理システム
・情報共有ツール
・業務効率化のための設備

などを導入する場合、取り組み内容によっては助成金を活用できる可能性があります。

例えば、労働時間の削減につながる設備・システム導入では、働き方改革推進支援助成金などを検討できる場合があります。

また、賃上げと生産性向上を組み合わせる場合には、業務改善助成金が対象となるケースもあります。

👉 助成金は契約・発注前の申請が必要となるものもありますので、導入を決める前に確認することが大切です。

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11．社会保険労務士法人ワンステップに相談するメリット

社会保険労務士法人ワンステップでは、

・就業規則の作成・見直し
・社内ルールの整備
・問題社員への指導方法
・面談記録の整備
・勤怠管理や業務効率化のご相談
・設備・システム導入に活用できる助成金のご提案

など、中小企業の労務管理をサポートしています。

「口頭で決めていることが多く、社内ルールが曖昧」

「社員が増えてきたので、情報共有の方法を見直したい」

といった企業様もお気軽にご相談ください。

👉 社会保険労務士法人ワンステップ
https://www.onestep-sr.jp/

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12．まとめ

「言った・言わない」を防ぐために必要なのは、社員同士のコミュニケーションを増やすことだけではありません。

大切なのは、

・重要な指示は文字で残す
・連絡手段の使い分けを決める
・期限や担当者を明確にする
・会議の決定事項を記録する
・人事・労務に関する面談記録を残す

といった情報共有のルールを作ることです。

📌 「伝えたつもり」ではなく、「相手が確認できる状態になっているか」を意識しましょう。

👉 社内コミュニケーションを個人の能力に頼らず仕組み化することで、業務ミスや社員間のトラブルを減らし、誰が働いても情報が正しく伝わる会社づくりにつながります。

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